Organización definitiva: el sistema de listas de cosas por hacer.

Esto es un viejo artículo publicado en un viejo blog. La idea que desarrolla es tan antigua como el ser humano envuelto en el lío de la sociedad. Se trata de conseguir hacer cosas. Un asunto que adquiere tintes dramáticos en los tiempos que corren. Porque, precisamente... corremos más, vamos más deprisa, tenemos acceso a una cantidad ingente de información y, en consecuencia, tendemos a procrastinar.

Perder el tiempo es la secuela que nos hace zozobrar día tras día. Conseguir optimizar el tiempo y hacer cosas eficientemente es un objetivo de capital importancia. Aquí van algunas ideas basadas en el recurrente principio de hacer una lista de cosas por hacer. 

Reune las cosas que tengas por hacer dentro de apartados. Por ejemplo: llamadas de teléfono, asuntos que se pueden resolver en el centro de la ciudad, etc.

Revisa y actualiza la lista cuando sea preciso.

Estos son los principios del método:


RECOPILAR

Apunta cada cosa que necesites recordar o hacer en cualquier soporte que te guste (agenda, grabadora, teléfono móvil, aplicaciones para crear listas de cosas pendientes...). 

No dejes nada pendiente en tu cabeza, pásala a tu lista. Esta lista debe ser revisada y limpiada al menos una vez al día.


PROCESAR

Cuando revises tu lista sigue un estricto sistema.

• Empieza desde el principio
  
• Trabaja con un solo asunto cada vez
  
• Nunca pongas la misma cosa otra vez
  
• Si algo requiere atención:

               - Hazlo (si te va a tomar menos de dos minutos)

               - Delega, o posponlo.

• Si no requiere atención inmediata:

               - Archívalo como referencia futura

               - Deséchalo

               - Planea cómo llevarlo a la acción más tarde.

Recuerda la regla de los dos minutos: 

Si algo te va a suponer menos de dos minutos, hazlo ahora.

ORGANIZAR

Ten varias "etiquetas" para marcar tu lista:

* Próxima acción. Por cada asunto que requiera tu atención, decide cual es la próxima acción que puedas tomar físicamente acerca de él. Por ejemplo, puedes organizar asuntos según el contexto: para hacer en el centro comercial, para hacer en la oficina, para hacer en casa, para resolver por teléfono...

* Proyectos. Cada asunto "abierto" que requiera más de una acción márcalo o archívalo como "proyecto". Debe ser vigilado y revisado periódicamente para asegurarse de que tiene una "próxima acción" asociada.

* Esperando. Cuando delegas una acción a alguien o cuando esperas algún acontecimiento externo. Debe revisarse periódicamente para ver si está hecho o necesita algún recordatorio.

* Algún día/Puede ser. Cosas que tu quieres hacer pero no en este preciso momento. Por ejemplo: aprender inglés o tomarme unos días de vacaciones.

Un calendario es importante para hacer el seguimiento de tus puntos aunque lo recomendable es que el calendario se reserve para aquellas cosas que deben ser hechas necesariamente en alguna fecha particular.

En cualquier caso, nuestra lista personal, sea cual sea el soporte, debe ser simple y divertida.


REVISAR

La lista de acciones y recordatorios servirá de poco si no la revisas al menos una vez al día o cuando dispongas de tiempo. De acuerdo con la hora, energía y recursos que tengas en cualquier momento, decide que es la cosa más importante que deberías hacer justo ahora. Y HAZLA.

Al menos semanalmente debes revisar toda tu lista de acciones, proyectos y "esperando por" asegurándote de que cualquier nueva tarea o acontecimientos próximos han sido reflejados en tu sistema y que cada cosa está en fecha (no ha caducado).


ACCIONAR

Cualquier intento de organización será nefasto si gastas más tiempo organizando que haciendo. Hazlo simple, fácil y divertido para organizar las acciones que tu tienes que tomar. Así perderás menos el tiempo y tendrás mucho menos estrés.

EN RESUMEN

Utiliza aplicaciones que te ayuden a optimizar tu tiempo.

Aplicaciones como AnyDo, Evernote o Pocket bien utilizadas son herramientas imprescindibles para no caer víctima de la más improductiva de las procrastinaciones.